#Vaga de Assistente Executiva- Japan House São Paulo
Sobre a vaga
IMPORTANTE: A fluência no idioma japonês é um requisito essencial para a posição.
Descrição Sumária:
Atuar como apoio fundamental ao Presidente e ao Vice-Presidente, assessorando-os no desempenho de suas funções. Gerenciar informações, auxiliar na execução de tarefas administrativas e participar de reuniões.
Fornecer suporte à Diretoria Executiva por meio de traduções de e-mails e documentos em japonês, além de realizar tradução simultânea em videoconferências com o Japão quando solicitado.
Tarefas detalhadas:
• Facilitar a comunicação internacional: Manter comunicação eficiente com todas as partes envolvidas, incluindo a Administração da Japan House São Paulo e outros parceiros internacionais.
• Tradução e interpretação: Realizar traduções de e-mails e documentos em japonês e inglês, e fornecer tradução simultânea em videoconferências, garantindo a precisão e clareza da comunicação.
• Preparação de reuniões: Preparar agendas e atas de reuniões, assegurar que todos os participantes estejam cientes dos pontos discutidos e das ações a serem tomadas. Gerenciar as agendas dos executivos e marcar reuniões, garantindo o uso eficiente do tempo e recursos. Coordenar a logística das reuniões, incluindo a reserva de salas e organização de equipamentos necessários.
• Organização de viagens: Planejar e coordenar viagens e compromissos do superior direto e da Administração JHSP, incluindo reserva de passagens, hospedagem e transporte. Preparar itinerários detalhados e fornecer suporte logístico durante as viagens.
• Gerenciamento de documentos: Organizar e arquivar documentos e correspondências, garantindo a confidencialidade e o acesso eficiente às informações. Manter um sistema de arquivamento eletrônico e físico atualizado.
• Ponto de contato: Atuar como ponto de contato entre executivos, funcionários, clientes e outros parceiros externos, gerenciando o fluxo de informações de maneira precisa e em tempo hábil.
• Relatórios de despesas: Reunir as despesas diárias e preparar relatórios semanais, mensais ou trimestrais, conforme solicitado.
• Coordenação de eventos: Auxiliar na organização e coordenação de eventos corporativos e reuniões estratégicas, garantindo que todos os detalhes sejam cuidadosamente planejados e executados.
• Participação em projetos: Participar de projetos especiais e iniciativas estratégicas conforme solicitado pelo superior direto, fornecendo suporte administrativo e gerencial conforme necessário.
• Execução de tarefas adicionais: Executar outras tarefas relacionadas ao cargo conforme determinado pelo superior imediato, garantindo flexibilidade e prontidão para atender às necessidades da Diretoria Executiva.
Escolaridade: Curso superior completo em Secretariado Executivo, Letras, Administração ou áreas afins.
Habilidades técnicas: Japonês Fluente; Inglês Fluente; Espanhol Desejável Português Fluente;
Conhecimento intermediário no Pacote Office (Word, Excel e PowerPoint)
Competências comportamentais: Raciocínio de agilidade; Atendimento ao Cliente; Comunicação; Dinamismo e pronto atendimento; Iniciativa e espírito de equipe; Relacionamento interpessoal; Organização.
Experiência Profissional: Experiência em tradução simultânea na interpretação de reuniões e conferências multilíngues.
Familiaridade com as rotinas e atividades administrativas e operacionais, incluindo suporte executivo.
Capacidade de lidar com tarefas complexas e manter a eficiência em um ambiente dinâmico e exigente.
Superior Imediato: Presidente e / ou Vice-Presidente
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